Acordo de Tratamento de Dados

1. Partes e como este Acordo vale

1.1. Este Acordo é celebrado entre:

• o Escritório — o advogado, a advogada ou a sociedade de advogados (ou a equipe que trabalha com eles) que contrata o IAdvogar e cria um escritório na plataforma, representado pelo proprietário do escritório cadastrado; e
• a TBC — TBC Tecnologia e Engenharia Ltda., CNPJ 48.400.839/0001-43, com sede em São Paulo/SP, titular do serviço IAdvogar.

1.2. Este Acordo faz parte do contrato de uso do IAdvogar formado pelos Termos de Uso ("Contrato") e vale para todo escritório que usa a plataforma, desde o aceite dos Termos de Uso. Ele cumpre o dever de o operador tratar os dados segundo as instruções do controlador (art. 39 da Lei nº 13.709/2018, a "LGPD").

1.3. O Escritório que precisar de uma via assinada (por exemplo, para a própria auditoria ou para clientes corporativos) pode pedir pelo contato do encarregado (cláusula 16). A via assinada repete este texto, com os dados do Escritório preenchidos, e pode ser assinada eletronicamente.

1.4. Em caso de conflito entre este Acordo e os Termos de Uso sobre proteção de dados pessoais, prevalece este Acordo.

2. Definições

• Dados do Escritório: os dados pessoais que o Escritório e as pessoas da equipe dele inserem, recebem ou produzem no IAdvogar sobre clientes, partes, testemunhas, parceiros, contatos, visitantes da página do escritório e outros terceiros — inclusive os que chegam pelo portal de documentos, pelo questionário, pela agenda online, pelo aceite de proposta, pelo formulário da página do escritório e, quando disponível, pelo WhatsApp do escritório. Estão descritos no Anexo I.
• Dados da Conta: os dados dos usuários do IAdvogar (cadastro, acesso, cobrança, uso, suporte, aceite e registros de acesso). Sobre eles a TBC é controladora, nos termos da Política de Privacidade, e eles não são regidos por este Acordo, salvo onde estiver dito.
• Suboperador: prestador contratado pela TBC que trata Dados do Escritório para executar uma função do IAdvogar (Anexo III).
• Incidente: evento adverso confirmado que comprometa a confidencialidade, a integridade, a disponibilidade ou a autenticidade de Dados do Escritório (Resolução CD/ANPD nº 15/2024, art. 3º, XII).
• Titular: a pessoa natural a quem se referem os Dados do Escritório.
• Os demais termos têm o sentido do art. 5º da LGPD.

3. Objeto e papéis

3.1. Este Acordo regula o tratamento dos Dados do Escritório pela TBC.

3.2. Sobre os Dados do Escritório, o Escritório é o controlador e a TBC é a operadora (art. 5º, VI e VII, da LGPD). Não há controle conjunto: a TBC não decide para que finalidade os Dados do Escritório são tratados. A escolha dos meios técnicos (como o provedor que atende uma função, o local do armazenamento ou a forma da cópia de segurança) é feita pela TBC dentro do serviço contratado e não muda esse papel.

3.3. A TBC trata como controladora, para finalidade própria, apenas registros técnicos ligados ao uso do serviço pelo Escritório que não se destinam a guardar o conteúdo dos casos — por exemplo, consumo de inteligência artificial (função, modelo, quantidade e custo), espaço ocupado, cobrança, segurança, prevenção de fraude e contagens de uso de recursos —, como descreve a Política de Privacidade.

3.4. A descrição do tratamento (titulares, categorias de dados, operações, finalidade e duração) está no Anexo I.

4. Instruções do Escritório

4.1. A TBC trata os Dados do Escritório somente para prestar o serviço contratado e de acordo com as instruções documentadas do Escritório, que são:

• a) este Acordo, os Termos de Uso e a Política de Privacidade;
• b) as funções que o Escritório e a equipe dele acionam na plataforma (por exemplo, cadastrar um cliente, gerar uma peça, pedir uma análise à inteligência artificial, enviar um e-mail, mandar um documento para assinatura, eliminar um cliente pela lixeira);
• c) as configurações escolhidas pelo Escritório (permissões de cada pessoa, casos reservados, integrações, agenda, WhatsApp, página do escritório, assinatura eletrônica, processos monitorados);
• d) instruções escritas adicionais enviadas pelo proprietário do escritório e aceitas pela TBC, desde que compatíveis com o serviço; e
• e) a geração do código de acesso do suporte por um usuário do escritório, no limite do que esse usuário pode ver.

4.2. A TBC não usa os Dados do Escritório para finalidade própria, não os vende, não os cede, não os usa para publicidade nem para treinar modelo de inteligência artificial, e não os combina com dados de outros escritórios.

4.3. Se a TBC entender que uma instrução viola a LGPD ou outra norma, avisará o Escritório e poderá suspender o cumprimento daquela instrução até o esclarecimento.

4.4. Se a lei ou uma autoridade obrigar a TBC a tratar Dados do Escritório de outro modo, aplica-se a cláusula 6.5.

5. Deveres do Escritório

5.1. O Escritório, como controlador, declara e garante que:

• a) tem base legal (arts. 7º e 11 da LGPD) para cada tratamento que ordena, inclusive de dados sensíveis, de dados de crianças, adolescentes e idosos e de dados protegidos por sigilo profissional;
• b) dá aos titulares as informações exigidas pelo art. 9º da LGPD, inclusive sobre o uso de prestadores e de inteligência artificial, quando cabível;
• c) trata dados de crianças e adolescentes no melhor interesse deles (art. 14 da LGPD);
• d) define quem da equipe acessa o quê, mantém as permissões atualizadas, retira o acesso de quem sai e zela para que cada pessoa guarde a própria senha e use a verificação em duas etapas quando possível; e
• e) responde aos titulares, à ANPD e à OAB pelas decisões sobre os Dados do Escritório.

5.2. O Escritório não deve inserir na plataforma dados que não sejam necessários ao seu trabalho (art. 6º, III, da LGPD) e deve usar os campos e recursos de sigilo (como casos reservados) quando o caso pedir.

6. Confidencialidade e sigilo profissional

6.1. A TBC reconhece que os Dados do Escritório são, em regra, protegidos pelo sigilo profissional do advogado e pela inviolabilidade dos instrumentos de trabalho e das comunicações relativas ao exercício da advocacia (arts. 7º, II, e 34, VII, da Lei nº 8.906/1994, o Estatuto da Advocacia, e Código de Ética e Disciplina da OAB), e os trata com o cuidado correspondente.

6.2. Só têm acesso aos Dados do Escritório as pessoas da TBC que precisam dele para prestar o serviço, todas obrigadas a sigilo por contrato ou por lei. O dever de sigilo continua depois do fim do Contrato.

6.3. O suporte da TBC só acessa a conta do Escritório pelo Modo Suporte, com autenticação, motivo obrigatório e registro de quem acessou, quando e por quê, guardado por 5 anos; a abertura da ficha da conta também fica nesse registro. No Modo Suporte, a equipe só visualiza e não altera dados do escritório. Sem o código de acesso gerado pelo usuário, vê apenas o cadastro da conta (nome, e-mail, OAB e telefone), o plano e a situação da cobrança, os nomes e e-mails da equipe, contagens e registros de erro, que podem conter trechos do que foi digitado, e não abre clientes, prazos, documentos, financeiro nem parceiros. O código é gerado pelo próprio usuário em Meus dados, vale por 2 horas, pode ser cancelado por ele e libera, no máximo, o que aquele usuário já pode ver no escritório atual dele; caso reservado a que ele não tem acesso continua fechado. A lista de acessos à conta é fornecida ao Escritório a pedido.

6.4. A cláusula 6.3 regula o atendimento de suporte. As pessoas da TBC que administram a infraestrutura (banco de dados, arquivos e cópias de segurança) têm, tecnicamente, como chegar aos dados por fora do Modo Suporte. Esse acesso administrativo é restrito a pessoas autorizadas, obrigadas a sigilo, e usado só quando necessário para manter, proteger ou recuperar o serviço, ou para cumprir a lei.

6.5. Se uma autoridade pedir Dados do Escritório à TBC, a TBC: (a) só entregará diante de ordem legal válida; (b) entregará o mínimo exigido; e (c) avisará o Escritório antes, salvo proibição legal ou judicial, para que ele possa defender o sigilo profissional.

7. Segurança

7.1. A TBC adota medidas técnicas e administrativas de segurança aptas a proteger os Dados do Escritório, nos termos dos arts. 46 e 47 da LGPD, resumidas no Anexo II.

7.2. A TBC pode substituir uma medida por outra equivalente, sem reduzir de forma relevante o nível geral de proteção.

7.3. A segurança também depende do Escritório: senhas fortes, verificação em duas etapas, permissões adequadas e cuidado com links do portal e de propostas, que dão acesso a quem os tiver.

8. Suboperadores

8.1. O Escritório autoriza, de forma geral, a TBC a contratar os suboperadores da lista pública do Anexo III.

8.2. A TBC avisará o Escritório, por e-mail ao proprietário ou aviso na plataforma, com pelo menos 15 dias de antecedência, sobre a inclusão ou a troca de suboperador que trate Dados do Escritório, dizendo quem é, o que fará e onde tratará os dados. Quando a troca for urgente para manter a segurança ou a continuidade do serviço, o aviso será feito em seguida, com o motivo.

8.3. O Escritório pode se opor, de forma fundamentada, dentro do prazo do aviso. As partes buscarão uma solução — por exemplo, deixar de usar a função que depende daquele suboperador. Não havendo solução, o Escritório pode encerrar o Contrato sem multa, com a devolução proporcional do período já pago e não usado.

8.4. A TBC contrata cada suboperador com obrigações de proteção de dados compatíveis com as deste Acordo, na medida em que o contrato de cada prestador permita, avalia as garantias dele ao contratar e responde perante o Escritório nos termos da LGPD (arts. 42 a 45) e da cláusula 15.

9. Transferência internacional

9.1. Os Dados do Escritório guardados — banco de dados e arquivos em uso — ficam armazenados no Brasil, em São Paulo. A cópia de segurança própria da TBC fica num armazenamento privado da Cloudflare (R2), fora do Brasil (América do Norte, conforme a lista pública do Anexo III).

9.2. Parte do serviço depende de suboperadores no exterior: a cópia de segurança e a entrega das páginas e das funções do servidor acontecem sempre; inteligência artificial, voz, pesquisa na web, e-mail, assinatura eletrônica e, quando disponível, WhatsApp, quando a função é acionada. A sugestão automática de prazo envia à inteligência artificial, sem nova ação do usuário, o texto de movimentação nova dos processos monitorados, se a pessoa responsável pelo caso tiver concordado com o uso da IA, salvo caso confidencial ou em segredo de justiça. Sem essa concordância, ou com o escritório só para consulta, a movimentação e o aviso seguem normalmente, sem inteligência artificial. Em todos os casos, só no necessário para aquela função.

9.3. Cabe ao Escritório, como controlador, definir a base legal do tratamento. Para os envios das funções que ele aciona, o mecanismo indicado é o art. 33, IX, da LGPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024, Anexo I, art. 9º, II, "c"), quando a base for a do art. 7º, II, V ou VI. Ao usar essas funções, o Escritório instrui a TBC a fazer esses envios. A TBC fornecerá as informações de que dispuser para essa verificação. Se adotar cláusulas-padrão contratuais com algum suboperador, informará na lista pública.

9.4. O Escritório pode deixar de usar as funções opcionais que dependem de suboperador no exterior, por exemplo retirando a permissão "Usa a IA" ou não ligando o WhatsApp.

10. Inteligência artificial

10.1. As funções de inteligência artificial do IAdvogar são assistivas: sugerem textos, cálculos e análises que o profissional revisa e decide usar. Nenhuma função toma, sozinha, decisão com efeito jurídico sobre um titular.

10.2. Os provedores de inteligência artificial (Anexo III) recebem só o conteúdo que a função acionada precisa. Pelos termos de API vigentes na data desta versão, eles não usam esse conteúdo para treinar os modelos deles e podem guardá-lo por período limitado para monitorar abuso, em regra até 30 dias, conforme as regras de cada um. A TBC não usa os Dados do Escritório para treinar modelo próprio.

11. Incidentes de segurança

11.1. A TBC comunicará ao Escritório, sem demora indevida e buscando fazê-lo em até 48 horas, depois de confirmar que um incidente atingiu Dados do Escritório, pelo e-mail do proprietário do escritório ou por aviso na plataforma.

11.2. A comunicação trará o que a TBC souber naquele momento dentre as informações do art. 6º, § 2º, da Resolução CD/ANPD nº 15/2024 que estejam ao alcance dela, e o restante será enviado assim que apurado.

11.3. Cabe ao Escritório, como controlador, avaliar o incidente e, se houver risco ou dano relevante, comunicar a ANPD e os titulares no prazo da Resolução CD/ANPD nº 15/2024 (em regra, 3 dias úteis contados de quando o controlador souber que o incidente afetou dados pessoais). O sigilo profissional é um dos critérios de avaliação do risco (art. 5º, V). A TBC fornecerá as informações técnicas que tiver.

11.4. A TBC não comunicará os clientes do Escritório nem a ANPD em nome do Escritório sem pedido dele, salvo se a lei exigir. Quando o incidente atingir também Dados da Conta, a TBC fará a comunicação que lhe cabe como controladora, nos prazos da regulamentação.

11.5. A TBC mantém registro dos incidentes que atingirem Dados do Escritório pelo prazo mínimo de 5 anos, com a data e a forma do aviso ao Escritório.

12. Pedidos dos titulares

12.1. A plataforma oferece ao Escritório ferramentas para atender os direitos dos titulares (art. 18 da LGPD): consulta e exportação dos dados, correção direta nas telas, eliminação de um cliente pela lixeira e exportação dos dados do escritório.

12.2. Se a TBC receber um pedido de titular sobre Dados do Escritório, encaminhará ao Escritório sem demora, em regra em até 5 dias úteis, informará o titular de que encaminhou e não responderá no mérito.

12.3. Quando o atendimento de um pedido exigir uma ação que o Escritório não consiga fazer pela plataforma, a TBC ajudará em prazo razoável, compatível com os prazos do art. 19 da LGPD.

12.4. A TBC também auxiliará o Escritório, na medida do razoável, no registro das operações (art. 37), no relatório de impacto à proteção de dados (art. 38) e nas respostas à ANPD que envolvam o funcionamento do IAdvogar.

13. Fim do contrato: devolução e eliminação

13.1. Durante todo o Contrato, o Escritório pode exportar os Dados do Escritório pela exportação "Dados do escritório" (Excel ou JSON). Os arquivos (PDFs e imagens) podem ser baixados um a um na tela Documentos, ou pedidos em cópia completa em [email protected].

13.2. Cancelar a assinatura não apaga os Dados do Escritório: a conta volta ao plano Grátis. Sem prejuízo dos demais casos descritos nos Termos de Uso e na Política de Privacidade (como a política de arquivos acima do espaço do plano, quando ativa, e as rotinas de limpeza), a eliminação acontece, em especial, quando o Escritório elimina um cliente (lixeira de 30 dias; depois, eliminados automaticamente — salvo se ainda houver valores em aberto ligados a ele, caso em que ele fica na lixeira até esses valores serem resolvidos) ou quando a conta do proprietário é excluída: o pedido de exclusão tem carência de 30 dias, em que o Escritório ainda pode exportar tudo e desistir; vencida a carência, os Dados do Escritório são eliminados, conforme a Política de Privacidade. Escritório com outros membros não é eliminado pela saída de um deles.

13.3. Os dados eliminados saem das cópias de segurança no ciclo normal delas, em regra em até 8 semanas para o banco de dados e 70 dias para os arquivos. Essas cópias são usadas só para recuperação em caso de falha; se for preciso restaurar, as eliminações já feitas são reaplicadas antes de liberar o acesso.

13.4. Podem ficar guardados depois da eliminação os dados que a lei mande guardar ou que sejam necessários ao exercício de direitos, como descreve a Política de Privacidade (art. 16 da LGPD), por exemplo os registros financeiros que o próprio Escritório manteve, com o CPF ou o CNPJ mascarado, as propostas aceitas e o registro de acessos do suporte. Os suboperadores eliminam o que tiverem nos prazos e nas condições deles, e o Escritório responde pelo que enviou a terceiros.

13.5. A pedido do Escritório, a TBC confirmará por escrito a eliminação.

13.6. Se a TBC encerrar o serviço IAdvogar, avisará o Escritório com a antecedência prevista nos Termos de Uso e manterá a exportação disponível durante esse prazo.

14. Informações e auditoria

14.1. A TBC fornecerá ao Escritório, mediante pedido escrito e no máximo uma vez a cada 12 meses (ou a qualquer tempo, depois de um incidente ou por exigência da ANPD), as informações razoavelmente necessárias para demonstrar o cumprimento deste Acordo, como a descrição das medidas de segurança, sob dever de sigilo, e a lista de suboperadores, em até 30 dias.

14.2. Auditoria presencial ou por terceiro depende de acordo prévio sobre escopo, data, sigilo e custos, que são do Escritório. Não pode dar acesso a dados de outros escritórios nem a segredos comercial e industrial da TBC. Nada aqui limita os poderes da ANPD.

15. Responsabilidade

15.1. Cada parte responde pelos danos que causar por violação da LGPD ou deste Acordo, nos termos dos arts. 42 a 45 da LGPD, salvo as exclusões do art. 43. A TBC, como operadora, responde solidariamente perante o titular quando descumprir a legislação de proteção de dados ou não seguir as instruções lícitas do Escritório (art. 42, § 1º, I).

15.2. Como dizem os Termos de Uso (item 12), o teto e as exclusões de responsabilidade dos Termos não se aplicam à responsabilidade da TBC como agente de tratamento prevista na LGPD, nem a danos causados por dolo ou culpa grave. Nenhuma regra deste Acordo ou dos Termos reduz os direitos dos titulares.

15.3. A parte que indenizar um titular por dano causado pela outra pode cobrar desta o que pagou, na medida da participação dela no dano (art. 42, § 4º).

16. Encarregado, vigência, alterações e foro

16.1. Encarregado da TBC: o indicado na Política de Privacidade (item 2), pelo e-mail [email protected] (assunto "Privacidade" ou "Encarregado"). O contato do Escritório para assuntos deste Acordo é o e-mail do proprietário do escritório cadastrado na plataforma, que o Escritório deve manter atualizado.

16.2. Este Acordo vigora enquanto a TBC tratar Dados do Escritório, inclusive depois do fim do Contrato, até a eliminação completa prevista na cláusula 13. As obrigações de sigilo continuam depois disso.

16.3. A TBC pode atualizar este Acordo para acompanhar a lei, a regulamentação ou mudanças do serviço, com o aviso previsto no item 13 dos Termos de Uso (e a recusa prevista nele). A inclusão ou troca de suboperador segue a cláusula 8.

16.4. Este Acordo é regido pela lei brasileira. O foro é o previsto nos Termos de Uso.

Anexo I — Descrição do tratamento

• Titulares: clientes do Escritório e seus representantes; partes contrárias e outras pessoas citadas em processos; testemunhas; parceiros e correspondentes; visitantes da página do Escritório; pessoas que pedem reunião pela agenda online, enviam documentos pelo portal, respondem ao questionário, recebem ou aceitam proposta, recebem e-mails do Escritório ou, quando disponível, conversam pelo WhatsApp do Escritório; pessoas citadas no Chat da equipe.
• Categorias de dados: identificação (nome, CPF ou CNPJ, RG, data de nascimento, estado civil, profissão, nacionalidade, gênero); contato e endereço; dados processuais e de casos; documentos e o conteúdo deles; dados financeiros e de honorários (inclusive extratos bancários importados); mensagens e anotações; respostas a questionários; transcrições de áudio salvas; textos das conversas por voz (guardados por até 30 dias); registros técnicos de aceites e formulários (data, hora, endereço IP e navegador).
• Dados sensíveis e de grupos vulneráveis possíveis: conforme o conteúdo dos casos, dados de saúde, de origem racial ou étnica, de convicção religiosa, de opinião política, de filiação sindical, de vida sexual, genéticos ou biométricos; dados de crianças, adolescentes e idosos; e dados que exigem a mesma cautela, como antecedentes e peças de processo criminal.
• Operações: coleta, recepção, armazenamento, organização, consulta, edição, processamento por inteligência artificial (quando o usuário aciona e, na sugestão automática de prazo, nos processos monitorados), envio de e-mails e mensagens, compartilhamento com suboperadores, cópia de segurança, exportação e eliminação.
• Finalidade: prestar ao Escritório o serviço IAdvogar — gestão de clientes, casos, prazos, documentos, finanças e comunicação, com apoio de inteligência artificial.
• Duração: enquanto durar o Contrato e, depois, pelos prazos da cláusula 13.

Anexo II — Medidas de segurança

A TBC mantém, entre outras, as seguintes medidas, que pode atualizar conforme a cláusula 7.2:

• Isolamento: regras de acesso aplicadas no servidor, por usuário e por escritório.
• Controle de acesso: permissões definidas pelo proprietário do escritório e casos reservados.
• Autenticação: senhas guardadas em forma protegida e verificação em duas etapas disponível aos usuários.
• Criptografia: tráfego protegido e dados do banco de dados guardados com criptografia em repouso pelo provedor dele.
• Arquivos: documentos de clientes e parceiros em repositórios privados, com acesso por link temporário. O que o Escritório publica na própria página é público por natureza.
• Suporte: Modo Suporte só para visualizar, com motivo obrigatório, registro e código do usuário (cláusula 6.3).
• Continuidade e incidentes: cópias de segurança, monitoramento e plano escrito de resposta a incidentes.

A descrição mais detalhada é fornecida ao Escritório a pedido, sob dever de sigilo (cláusula 14.1).

Anexo III — Suboperadores autorizados

A lista vigente, com nome, função, país e quando cada um atua, está na página pública Prestadores e suboperadores, com a data da última alteração. Mudanças seguem a cláusula 8.